2001年4月施行の情報公開に基づき、行政情報の開示請求は年々多くなってきました。
ところが旧態依然とした紙ファイルの文書目録による検索しかできず、要求者のランダムな開示請求には対応できていない自治体が、未だに多く見られるのが実情です。
言い換えると、情報公開上の二つの機能をシステム的に運営整備する必要があります。
●住民の視点から「知る権利」のシステム化
●行政の視点から「説明責任」と「文書の所在確認」のシステム化

これらの機能を発揮するためには、発生した行政文書の共有管理を実現すること、すなわち、行政文書目録のシステム化が不可欠となります。


行政文書目録のシステム化の目的

●情報公開の検索と説明責任をサポート
●いつ、だれが作成し、今どこに保管されているかの文書名別や情報整備
●廃棄文書の履歴管理（いつ廃棄したか、また廃棄予定の事前告知）
●毎年、引継がされる文書のデータベースへの登録管理と庁舎内LAN活用
●インターネットからの行政文書検索と請求

　このシステム化は電子自治体構想やLGWAN始動に向かって、さまざまな取り組みを実施、または計画されている自治体にとって早期に検討すべき課題だと考えます。特に、市町村合併を検討している自治体にとっては最優先の課題の一つでしょう。
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